Leistungsbeschreibung

Stand: 2026-08-30 · Sprache: Deutsch (Schweizer Schreibweise)

> Dieser Text ist bewusst kundenverständlich statt juristisch formuliert und beschreibt den tatsächlichen Funktionsumfang von Formdia Property. Geplante, noch nicht verfügbare Funktionen sind ausdrücklich als „Coming Soon" gekennzeichnet.

Was ist Formdia Property?

Formdia Property ist eine browserbasierte Plattform für Unternehmen, mit der digitale Übergaben, Abnahmen und Inspektionen strukturiert dokumentiert werden — von der Objekterfassung über Fotos und Signaturen bis zum fertigen PDF-Protokoll.

Unterstützte Nutzung

Formdia Property läuft in einem aktuellen Webbrowser, ohne lokale Installation. Für die produktive Nutzung wird eine stabile Internetverbindung empfohlen.

Geräte / Responsive

Die Oberfläche ist für Desktop- und Tablet-Nutzung ausgelegt, einschliesslich Vorgangserfassung, Bereichsnavigation, Foto- und Signaturerfassung. Die Darstellung auf Tablet-Breiten (u. a. Hoch- und Querformat) wird unterstützt. Die Bedienung auf Mobiltelefonen ist vorgesehen; eine abschliessende Prüfung auf physischen Mobiltelefon-Geräten steht derzeit noch aus.

Sprache

Die Oberfläche erkennt automatisch die Browsersprache: Deutsch bei deutschsprachigem Browser, andernfalls Englisch. Nutzerinnen und Nutzer können die Sprache manuell umstellen; die Auswahl wird gespeichert und überschreibt die automatische Erkennung dauerhaft.

Firmenkonto

Jedes Unternehmen erhält ein eigenes, vollständig getrenntes Firmenkonto (Tenant). Firmenprofil, Branding und Standardeinstellungen können vom Admin konfiguriert werden.

Benutzer und Rollen

Innerhalb eines Firmenkontos können mehrere Benutzer mit unterschiedlichen Rollen angelegt werden: Owner (volle Kontrolle), Admin (Verwaltung von Benutzern, Einstellungen und Paket) und Employee (operative Nutzung ohne Verwaltungsrechte). Alle Berechtigungen werden serverseitig durchgesetzt.

Vorgänge

Ein Vorgang bildet eine einzelne Übergabe, Abnahme oder Inspektion ab, inklusive Objektinformationen, beteiligter Personen, Modulen, Feststellungen und Status.

Module

Vorgänge sind in thematische Module/Bereiche gegliedert (z. B. Räume, Zählerstände, Schlüssel), die je nach Vorgangstyp und Paket konfiguriert werden können.

Fotos

Fotos können direkt im Vorgang erfasst werden. Jedes Foto wird in einer optimierten Anzeige- und Vorschauversion dargestellt; das Originalbild wird privat und tenant-isoliert gespeichert.

Signaturen

Beteiligte Personen können ihre Zustimmung direkt in der Anwendung digital signieren; die Signatur wird im PDF-Protokoll dokumentiert.

Schlüssel

Schlüsselübergaben und -bestände können als Teil des Vorgangs erfasst und dokumentiert werden.

Abschluss

Nach Abschluss eines Vorgangs wird dieser finalisiert; Änderungen sind danach nur über eine nachvollziehbare Wiedereröffnung mit Begründung möglich. Eine Wiedereröffnung und die anschliessende erneute Finalisierung erzeugen einen neuen Revisionseintrag mit den konkret geänderten Bereichen und Angaben (siehe „Revisionen" unten) sowie ein neues, vollständiges PDF-Protokoll; das vorherige PDF bleibt unverändert abrufbar.

Revisionen

Wird ein abgeschlossener Vorgang wiedereröffnet und erneut abgeschlossen, entsteht ein Änderungsverlauf, der die jeweilige Revisionsnummer, den Wiedereröffnungsgrund und die konkret geänderten Bereiche/Angaben nachvollziehbar dokumentiert. Die Bezeichnungen in einem einzelnen Revisionseintrag bleiben dauerhaft in der Sprache, in der der Vorgang ursprünglich angelegt wurde — sie werden nicht nachträglich übersetzt, auch wenn ein Benutzer die Oberflächensprache später umstellt. Weicht die aktuell gewählte Oberflächensprache von der Sprache eines Revisionseintrags ab, kann dazu ein erläuternder Hinweis eingeblendet werden. Diese Revisionslogik dient der nachvollziehbaren Dokumentation von Änderungen; sie stellt keine „revisionssichere" oder gesetzlich abschliessende Beweisgarantie im Sinne einer besonderen Zertifizierung dar.

PDF

Jeder abgeschlossene Vorgang wird als vollständiges, herunterladbares PDF-Dokument bereitgestellt.

Sicherheit

Formdia Property schützt Zugänge mit sicherem Passwort-Hashing, optionaler Zwei-Faktor-Authentisierung und der Möglichkeit, vertrauenswürdige Geräte zu verwalten. Alle Daten werden pro Firmenkonto strikt getrennt gespeichert und verarbeitet.

Speicher

Jedes Paket umfasst ein definiertes Speicherkontingent. Das Kontingent wird anhand der gespeicherten Original-Fotos berechnet.

Limits

Pakete unterscheiden sich in Benutzerzahl, Anzahl aktiver Vorgänge und Speicherplatz. Der aktuelle Verbrauch ist jederzeit im Kundenportal einsehbar.

Retention

Für Original-Fotos gilt paketabhängig eine Aufbewahrungsdauer. Danach wird ausschliesslich das Originalbild entfernt; die für Ansicht und Dokumentation genutzte Anzeigeversion bleibt vollständig erhalten. Coming Soon: die automatisierte, wiederkehrende Ausführung dieses Vorgangs ist technisch vorbereitet, aber zum aktuellen Zeitpunkt noch nicht produktiv aktiv.

Export

Owner und Admin können unter den Kontoeinstellungen einen strukturierten Datenexport des gesamten Firmenkontos anstossen (Firmenprofil, Benutzer, Vorgänge, Metadaten als strukturierte Datei). Coming Soon: ein vollständiger, gebündelter Export sämtlicher Bild- und PDF-Dateien in einer ZIP-Datei ist noch nicht verfügbar; die aktuelle Exportversion verweist auf diese Dateien, enthält sie aber noch nicht als Anhang.

Trial

Formdia Property sieht eine kostenlose Testphase von maximal 14 Tagen vor, die zusätzlich endet, sobald zwei Vorgänge im Testzugang finalisiert wurden — je nachdem, welche Grenze zuerst erreicht wird. Der Testzugang wird über eine Self-Service-Registrierung mit E-Mail-Verifikation und Bot-Schutz (Cloudflare Turnstile) gestartet; ein Testzugang steht grundsätzlich einmal pro Firmenkonto zur Verfügung. Nach Ablauf des Trials bleiben bestehende Daten einsehbar, die operative Nutzung wird jedoch eingeschränkt, bis ein kostenpflichtiges Paket gewählt und bezahlt wird. Der Trial verlängert sich nicht automatisch, wandelt sich nicht automatisch in ein kostenpflichtiges Abo um und führt zu keiner automatischen Belastung — anders als ein bereits kostenpflichtiges Abo (siehe „Pakete" unten) muss hierfür immer ein kostenpflichtiges Paket bewusst gewählt und vereinbart werden.

Pakete

Formdia Property bietet die Pakete Solo, Team, Business und Enterprise mit unterschiedlichem Umfang an Benutzern, Vorgängen, Speicher und Zusatzfunktionen. Details und aktuelle Preise siehe Preis- und Servicebedingungen. Ein kostenpflichtiges Abo verlängert sich automatisch um eine weitere Monats- bzw. Jahresperiode, sofern es nicht rechtzeitig zum Ende der laufenden bezahlten Periode gekündigt wird (siehe „Abrechnung und Kündigung" unten). Der kostenlose Trial verlängert sich nicht automatisch und wandelt sich nicht automatisch in ein kostenpflichtiges Abo um — dafür ist immer eine bewusste Wahl des Kunden nötig.

Upgrade

Ein Wechsel in ein Paket mit höheren Limits wirkt sofort; die neuen Funktionen/Limits stehen dem Kunden unmittelbar zur Verfügung. Für die Restlaufzeit der laufenden bezahlten Periode wird die Preisdifferenz anteilig nachberechnet.

Downgrade

Ein Wechsel in ein kleineres Paket wird erst zum Ende der laufenden bezahlten Periode wirksam; bis dahin bleiben die höheren Funktionen/Limits bestehen. Eine anteilige Rückerstattung erfolgt nicht. Ein Downgrade löscht keine bestehenden Daten. Bestehende Benutzer, Vorgänge, Fotos und Dokumente bleiben vollständig einsehbar; einzelne Fotos und PDF-Dokumente bleiben abrufbar und herunterladbar, und der strukturierte Tenant-Export (siehe „Export" oben) bleibt verfügbar. Lediglich neue, über das Limit hinausgehende Aktionen können vorübergehend nicht ausgeführt werden.

Enterprise

Für Enterprise gibt es keinen öffentlichen Fixpreis und keinen Self-Service-Checkout. Preise, Limits sowie optionale individuelle SLA-, Support- und Retention-Regeln werden direkt und individuell vereinbart.

Add-ons

Einzelne Limits (z. B. Original-Foto-Aufbewahrungsdauer) können unabhängig vom Grundpaket über Add-ons erweitert werden. Ein Add-on wird derzeit nicht per Self-Service gekauft, sondern auf Anfrage über `billing@formdiaproperty.com` administrativ aktiviert und im Voraus bezahlt; bei Aktivierung während einer laufenden Periode wird anteilig für deren Restlaufzeit abgerechnet, ohne Rückerstattung bei Ende des Add-ons.

Zusatzservices

Zusätzliche Leistungen wie individuelles Onboarding, Datenmigration, Schulung, kundenspezifische Konfiguration oder Integrationsarbeit sind nicht im Standardabo enthalten und werden nur nach separatem Angebot und ausdrücklicher Beauftragung erbracht, entweder pauschal oder nach Aufwand.

Vertragsende / Grace Period

Nach Vertragsende gewährt Formdia Property 30 Tage lang weiterhin Lese- und Exportzugriff auf das Firmenkonto, einschliesslich Login, Foto-/PDF-Abruf und Datenexport. Neue Vorgänge oder inhaltliche Änderungen sind in dieser Zeit nicht mehr möglich. Nach Ablauf der 30 Tage wird der Zugriff eingeschränkt; eine sofortige vollständige Löschung aller Daten erfolgt zu diesem Zeitpunkt nicht automatisch. Als Ziel-Policy ist vorgesehen, dass sich daran eine weitere, intern eingeschränkte Aufbewahrungsphase von 60 Tagen anschliesst und operative Daten anschliessend (ab Tag 90 nach Vertragsende) gelöscht werden, mit einer möglichen technischen Backup-Restlaufzeit von weiteren bis zu 30 Tagen. Coming Soon: diese Phasen nach Tag 30 sowie die automatisierte Gesamtlöschung sind als Regel festgelegt, aber technisch noch nicht vollautomatisiert umgesetzt.

Eine Einschränkung des Zugangs wegen ausstehender Zahlung ist etwas anderes als ein Vertragsende: sie führt nicht in die Grace Period, betrifft keine Kundendaten und endet mit vollständigem Zahlungsausgleich durch Wiederherstellung des vollen Zugangs.

Abrechnung und Kündigung

Die vereinbarte Start-Zahlungsmethode ist eine Rechnung per Banküberweisung mit Vorauszahlung und 10 Tagen Zahlungsfrist. Formdia Property wird durch die Formdia GmbH, Frohheimstrasse 8, 9325 Roggwil TG, Schweiz, betrieben; Rechnungsfragen werden über `billing@formdiaproperty.com` bearbeitet. Die MWST-Nummer des Betreibers ist bekannt, der konkrete produktive Steuersatz muss vor echter Rechnungsstellung noch fachlich bestätigt werden. QR-Rechnung, Kreditkarte und TWINT sind nicht aktiv. Ein kostenpflichtiges Abo verlängert sich automatisch um eine weitere Monats- bzw. Jahresperiode, sofern es nicht rechtzeitig gekündigt wird. Kündigungen wirken bei monatlicher bzw. jährlicher Abrechnung auf das Ende der laufenden bezahlten Periode, ohne anteilige Rückerstattung. Die Kündigung soll elektronisch über das Kundenkonto erfolgen, sobald diese Funktion technisch verfügbar ist; bis dahin ist `billing@formdiaproperty.com` oder `support@formdiaproperty.com` vorgesehen. Eine Briefkündigung ist nicht erforderlich. Erste Zahlungserinnerung, zweite Mahnung und eine Reaktivierung nach Zahlungsausgleich sind aktuell gebührenfrei.

Support

Standard-Support erfolgt per E-Mail sowie, sobald öffentlich aktiviert, über das Webformular. Bearbeitung erfolgt an Werktagen; für normale Anfragen wird eine Zielantwortzeit von 1–2 Werktagen angestrebt (Best-Effort-Ziel, keine garantierte SLA), kritische Sicherheits- oder Zugangsprobleme werden priorisiert behandelt. Für Enterprise-Kunden sind individuelle Support-Vereinbarungen möglich. Coming Soon: ein dediziertes In-App-Supportsystem und eine öffentliche Statusseite sind derzeit nicht Teil der Plattform.

Wartung / Verfügbarkeit

Formdia Property ist bestrebt, eine hohe Verfügbarkeit sicherzustellen; geplante Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit angemessen angekündigt. Eine bestimmte Verfügbarkeitsgarantie in Prozent wird zum aktuellen Zeitpunkt nicht zugesichert. Für geplante Wartungsfenster ist als Ziel-Ablauf ein gestufter Hinweis (rund 30 Minuten vorher, Countdown ab 10 Minuten, verstärkte Warnung ab 2 Minuten, automatisches Zwischenspeichern laufender Eingaben) mit anschliessender kurzer Schreibsperre vorgesehen. Coming Soon: dieser Ablauf ist noch nicht technisch umgesetzt.

Coming Soon

Folgende Funktionen sind vorbereitet oder geplant, aber zum Zeitpunkt dieses Textes noch nicht aktiv nutzbar:

• automatisierte, produktiv laufende Original-Foto-Retention (Cron)
• vollständiger, gebündelter Tenant-ZIP-Export inklusive aller Bild-/PDF-Binärdateien
• CSV-Export und Archiv-Export als Paketmerkmal (im Produktkatalog als zukünftiges Merkmal vorgesehen, aktuell nicht funktional freigeschaltet)
• vollständige, automatisierte Tenant-Gesamtlöschung nach Vertragsende
• Self-Service-Checkout, Zahlungsabwicklung und automatisierte Rechnungsstellung
• Kunden-Kündigungs-UI im Kundenkonto (Kündigung erfolgt bis dahin per E-Mail, siehe „Abrechnung und Kündigung")
• öffentliches Kontaktformular (aktuell standardmässig deaktiviert)
• KI-gestützte Einrichtungsfunktionen
• Offline-Synchronisation
• globale Adresssuche
• öffentliches In-App-Supportsystem und öffentliche Statusseite
• Wartungs-Countdown mit Hard Lock bei geplanten Wartungsfenstern

Dieser Text enthält bewusst keine Preisangaben; hierfür gelten die Preis- und Servicebedingungen.